Sử dụng chữ ký số ký điện tử file word, excel (2003,2007)

Trong một số văn bản dưới dạng file Word hoặc Excel, Anh/Chị có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử lên file đó. Quy trình ký số điện tử lên file word, excel được thực hiện khá đơn giản chỉ thông qua vài bước nhấp chuột, tuy nhiên nếu bạn chưa thực hiện lần nào thì đây là vấn đề khá phức tạp.

Hướng dẫn sử dụng của chúng tôi cung cấp để ký điện tử file WORD, EXCEL phiên bản 2003 hoặc 2007

Để tạo chữ ký số trên các file Microsoft Word, Excel ta làm như sau:

Với Microsoft Word, Excel 2003

 Nhấn chọn menu Tools Options 

 Chọn Tab Security, chọn nút Digital Signature

 Trong cửa sổ Digital Signature, Chọn Add để Tạo chữ ký số lên file

 Trong cửa sổ Select Certificate, NSD hãy chọn chứng thƣ số của mình và nhấn OK

 Tiếp theo, Người sử dụng hãy điền mã PIN của USB Token.

 Sau khi ký thành công, cửa sổ Digital Signature thể hiện chữ ký số như sau :

 Khi Người sử dụng đóng và mở lại file Word hay Excel 2003 sẽ có thông báo [Signed, unverified] như hình dưới, có ý nghĩa là văn bản đã ký.

Với Microsoft Word, Excel 2007
 

 Nhấn chọn nút Office trên góc trái bên trên của chương trình soạn thảo Microsoft Word hay Excel, chọn Prepare > Add a Digital Signature

 Cửa sổ Sign hiện ra như hình dưới cho phép Người Sử Dụng chọn chứng thư để ký. Ở đây, chương trình đã tự động chọn chứng thư như hình dưới (Lê Anh Quang – Issued by Viettel-CA).

 Để chọn chứng thư khác để ký, Người Sử Dụng có thể nhấn vào Change để chọn.

 Sau khi chọn xong chứng thư, Người Sử Dụng hãy chọn Sign để ký file.

 Tiếp theo chương trình soạn thảo sẽ yêu cầu Người Sử Dụng điền mã PIN của USB Token, có 2 cách điền mã PIN (gõ trực tiếp hoặc qua bàn phím ảo)

 Sau khi ký thành công, chữ ký số trên file Word, Excel hiển thị như sau :

 Khi tạo chữ ký số, văn bản không được phép chỉnh sửa nữa (với Office 2007). Nếu muốn chỉnh sửa Người sử dụng buộc phải xóa chữ ký này đi. Để xóa, Người sử dụng chọn Remove Signature như hình dưới :

Bên trên là toàn bộ hướng dẫn các bước thực hiện ký số trên file word phiên bản 2003, 2007. Trong quá trình thực hiện nếu Anh/Chị gặp khó khăn hoặc lỗi "lạ" phát sinh, đừng ngần ngại gọi 0988 555 247 cho chúng tôi hoặc để lại thông tin comment bên dưới.

Trân trọng cám ơn,