Cách xử lý hóa đơn GTGT viết sai (Tất cả các trường hợp) Hướng dẫn cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn GTGT như: Viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng, sai tên Công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai số tiền bằng chữ, sai tên người mua hàng…theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119, Thông tư 26. Kể từ ngày 1/6/2014 theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính hướng dẫn cụ thể như sau:  Thường sẽ có 2 trường hợp viết sai hóa đơn GTGT như sau: I. Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống: Cách xử lý: - Chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó. - Sau đó: Lập lại hóa đơn mới là xong II. Hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuống: 1. Trường hợp chưa kê khai: Cách xử lý: - Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai (không phải lập biên bản hủy hóa đơn). Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn. Mẫu tải về tại đây:
Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai mới nhất theo Thông tư 39 Kể từ ngày 1/6/2014 theo điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính: Khi lập hóa đơn GTGT mà có sai sót nhưng chưa kê khai thì 2 bên phải lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---oOo--- BIÊN BẢN THU HỒI HOÁ ĐƠN ĐÃ LẬP Số 0168/BBTHHĐ - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Hôm nay, ngày 18/05/2014, đại diện hai bên gồm có: BÊN A : Công ty cổ phần viễn thông anh tài Địa chỉ : Tầng 22, Tòa nhà Keangnam Landmark Tower, E6, Đường Phạm Hùng, Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại : 0984xxxx MST: 0106334700 Do �"ng (Bà) : xxxx Chức vụ : Giám đốc BÊN B : Công ty CP Công nghệ ABC Địa chỉ : xxxxx Điện thoại : xxx MST:xxx Do: xxxx Chức vụ : Giám đốc Hai bên,thống nhất lập biên thu hồi (Liên 2) hóa đơn 01GTKT3/001 đã lập, có ký hiệu: TU/12P số 0038668 ngày 10/05/2014 để xóa bỏ theo qui định, và sẽ xuất thay thế bằng hóa đơn số 01GTKT3/001, ký hiệu: TU/12P số 0038675 ngày 18/05/2014 Lý do thu hồi : Viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này. Biên bản này lập thành 02 bản, Bên A giữ 01 bản, Bên B giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B - Lập lại hóa đơn mới, hai bên dung hóa đơn mới để khai thuế. "Ghi nhớ: Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ số hoá đơn lập sai đó. (Có thể kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình)." 2. Trường hợp đã kê khai thuế: a. Nếu hóa đơn viết sai ngày tháng, địa chỉ, mã số thuế, tên công ty…(Không ảnh hưởng đến số tiền thuế GTGT phải nộp và khấu trừ: Cách xử lý: - Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai - Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn ghi rõ nội dung ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu… Hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ, mã số thuế - Cách xử lý Hóa đơn GTGT ghi sai tên, địa chỉ, mã số thuế… của người mua phải xử lý thế nào? Đó là vướng mắc chung của nhiều bạn kế toán. Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai địa chỉ, mã số thuế, tên người mua (những sai sót không làm tăng, giảm số thuế GTGT phải nộp hoặc khấu trừ). Theo điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính (có hiệu lực từ ngày 1/6/2014) hướng dẫn cụ thể như sau:  1. Nếu hóa đơn ghi sai chưa xé khỏi cuống: - Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó. 2. Nếu hóa đơn ghi sai đã xé khỏi cuống: a. Nếu hóa đơn ghi sai đã xé khỏi cuống nhưng chưa kê khai thuế: - Lập biên bản thu hồi hoá đơn viết sai. - Người bán gạch chéo các liên và phải lưu giữ hoá đơn lập sai đó. (Tốt nhất là các bạn kẹp vào quyển hóa đơn để giải trình). - Lập lại hóa đơn mới. Kê khai thuế: Hai bên dung hóa đơn mới để khai thuế. b. Nếu hóa đơn viết sai đã kê khai thuế: Theo Công văn Số 4099/CT-TTHT ngày 2/6/2014 của cục thuế TP. Hồ Chí Minh khi phát hiện hóa đơn ghi sai địa chỉ, mã số thuế, tên công ty, ngày tháng... không ảnh hưởng đến số thuế GTGT phải nộp và khấu trừ đã kê khai thuế thì xử lý như sau: - Lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai. - Lập hóa đơn điều chỉnh: Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh. Kê khai thuế: Tại kỳ kê khai lập lại hóa đơn điều chỉnh (tức là kỳ hiện tại) - Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào bảng kê bán ra PL 01-1/GTGT. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào PL 01-2/GTGT trên phần mềm HTKK (Chỉ tiêu: Doanh thu và thuế GTGT ghi bằng (0)). Chú ý: Kể từ ngày 1/1/2015 theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015: (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC): - Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.” - Khi kê khai: Tại kỳ kê khai lập lại hóa đơn điều chỉnh: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào (Chỉ tiêu: Doanh thu và thuế GTGT ghi bằng "0"). Lưu ý: Kể từ ngày 1/1/2015 theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015: (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC): - Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.” | b. Nếu hóa đơn viết sai thuế suất, đơn giá … (Ảnh hưởng đến số tiền và tiền thuế): Cách xử lý: - Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai, - Người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Hóa đơn ghi sai số tiền bằng chữ, tiền thuế, đơn giá... Viết sai số tiền bằng chữ, tiền thuế, thuế suất trên hóa đơn GTGT xử lý như thế nào? Kế toán Thiên Ưng xin hương dẫn cách xử lý hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ, tiền thuế, thuế suất, đơn giá...(ảnh hưởng đến số thuế GTGT phải nộp) theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. - Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó (Nếu chưa xé khỏi cuống). Nhưng nếu đã xé khỏi cuống thì có 2 trường hợp xảy ra:  1. Trường hợp chưa kê khai: - Lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai. - Gạch chéo các liên và lưu giữ hoá đơn lập sai đó. - Lập lại hóa đơn mới (Ghi ngày hiện tại không phải ngày của hóa đơn đã thu hồi) Hướng dẫn kê khai thuế: - Kê khai theo hóa đơn mới (hóa đơn cũ không kê khai) 2. Trường hợp đã kê khai thuế: - Lập biên bản ghi rõ sai sót (Có chữ ký và xác nhận của 2 bên). - Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót: Hoá đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). (Theo điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính) Hướng dẫn kê khai thuế: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó kỳ hiện tại cụ thể như sau: Bên bán: Kê khai vào bảng kê bán ra PL 01-1/GTGT Bên mua: Kê khai vào bảng kê mua vào PL 01-2/GTGT. Chú ý: Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm: Bên bán: Ghi âm (-) “Chỉ tiêu số 9 - Doanh thu” trên PL 01-1/GTGT. VD: -15.000.000 (Đặt dấu trừ (-) trước sau đó ghi số tiền vào) Bên mua: ghi âm (-) vào Chỉ tiêu 6, 7 trên PL 01 -2/GTGT. Lưu ý: Khi kê khai âm vào PL 01-2/GTGT phần mềm sẽ báo lỗi đỏ, nhưng không sao, các bạn cứ ấn GHI và Kết xuất bình thường nhé. Sau đây Công ty cổ phần viễn thông anh tài VD: Ngày 2/9/2014 Công ty kế toán Thiên Ưng phát hiện ra có 1 hóa đơn đầu ra bán hàng cho Công ty TNHH Nam Hải: Số 0003598, ký hiệu TU/12P, ngày 16/06/2014 bị sai đơn giá dẫn đến làm sai số tiền, hóa đơn đó đã được kê khai vào tháng 5/2014. (Thực tế giá bán là 11.000.000/1 chiếc máy tính nhưng trên hóa đơn lại ghi 11.700.000). - Cùng ngày hôm đó 2/9/2014: Hai công ty đã lập biên bản ghi nhận sai sót và Công ty kế toán Thiên Ưng lập hóa đơn điều chỉnh giảm: Số 0003896, ký hiệu TU/12P. (Viết hóa đơn điều chỉnh như thế nào, các bạn click vào chữ: Cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng giảm bên trên nhé) Hướng dẫn kê khai thuế: - Dựa vào hóa đơn điều chỉnh giảm đó (Số 0003896, ký hiệu TU/12P, ngày 2/9/2014) hai bên kê khai như sau: Công ty kế toán Thiên Ưng (Bên bán): Ghi âm (-) số tiền trên hóa đơn điều chỉnh vào “Chỉ tiêu số 9 - Doanh thu” trên PL 01-1/GTGT của tờ khai tháng 9/2014 (Tháng hiện tại). Công ty TNHH Nam Hải (Bên mua): Ghi âm (-) vào Chỉ tiêu 6, 7 trên PL 01 -2/GTGT của tờ khai tháng 9/2014 - Khi kê khai: Tại kỳ kê khai hiện tại: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng kê. Nếu là hóa đơn điều chỉnh giảm: Khi kê khai: - Bên bán ghi âm (-) “Chỉ tiêu số 6 - Doanh thu” trên PL 01-1/GTGT, thuế GTGT sẽ tự động cập nhật VD: -50.000.000 - Bên mua: ghi âm (-) vào Chỉ tiêu 6, 7 trên PL 01 -2/GTGT. Lưu ý: Khi kê khai âm vào PL 01-2/GTGT phần mềm sẽ báo lỗi đỏ, nhưng không sao, các bạn cứ ấn GHI và Kết xuất bình thường nhé. Chú ý: Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ Hướng dẫn cách viết hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, xây dựng, lắp đặt theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính (có hiệu lực từ ngày 1/6/2014). - Những DN thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì mới được sử dụng hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định, ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế. Sau đây Công ty kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, xây dựng lắp đặt. Hướng dẫn cách lập hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ: Dòng “Ngày tháng năm”: Là ngày bán hàng, ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, ngày bàn giao, nghiệm thu công trình (Không phân biệt đã thu tiền hay chưa) Dòng “Họ tên người mua hàng”: Ghi đầy đủ họ tên người mua hàng. Nếu người mua không lấy hóa đơn ghi: “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. Dòng “Tên đơn vị”: Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế. Dòng “Mã số thuế”: Ghi mã số thuế của Công ty mua hàng. Dòng “Địa chỉ”: Ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế. Quy định về viết tắt: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế. Dòng “Hình thực thanh toán”: Ghi “TM” nếu thanh toán bằng tiền mặt, ghi "CK” nếu chuyển khoản, ghi “TM/CK” nếu chưa xác định được hình thức thanh toán. Chú ý: Những hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN. Dòng “Số tài khoản”: Có thể bỏ qua hoặc ghi Số tài khoản của Công ty mua hàng. Cột “STT”: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa, dịch vụ.. Cột “Tên hàng hóa, dịch vụ”: Ghi đầy đủ, chi tiết, cụ thể tên hàng hóa như lúc nhập (tên, mã, kí hiệu) VD: Lúc nhập vào tên là “Máy Điều hòa LG JC12E” thì khi bán ra cũng phải ghi là “Máy Điều hòa LG JC12E”. - Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá. - Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá. VD: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ… Cột “Đơn vị tính”: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa (Cái, chiếc,m,bô,kg…) như lúc nhập vào. Nếu nhập vào là chiếc thì xuất ra cũng phải là chiếc. - Trường hợp có sự thay đổi về đơn vị tính thì phải có bảng quy đổi có xác nhận của nhà cung cấp. VD: Mua là cuộn bán là mét… Cột “Số lượng”: Ghi số lượng hàng hóa bán ra. Cột “Đơn giá”: Ghi đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT). Cột “Thành tiền”: Ghi tổng số tiền = Đơn giá X Số lương (cột số 4 x cột số 5) - Sau khi viết xong nội dung thì gạch chéo phần bỏ trống (nếu có), bắt đầu từ trái qua phải, theo mẫu bên dưới:  Dòng “Cộng tiền hàng”: Là tổng cộng số tiền ở cột “Thành tiền”. Dòng “Thuế suất GTGT”: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (0%, 5%, 10%,). - Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế, được miễn thuế thì ghi gạch chéo: “ / ” - Nếu các mặt hàng có các mức thuế suất khác nhau thì phải lập 1 hóa đơn khác. Dòng “Tiền thuế GTGT”: = Tổng dòng “Cộng tiền hàng” X dòng “Thuế suất GTGT”. Nếu là mặt hàng không chịu thuế thì gạch chéo “ / ” Dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”: = Tổng cộng dòng “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”. Dòng “Số tiền viết bằng chữ”: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” Những chú ý: - Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT. VD: 5.456.890 không được làm tròn thành 5.457.000 - Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam. - Nếu là ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. VD: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ. Đồng thời phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam tại thời điểm lập hoá đơn. - Nếu ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá. Dòng “Người mua hàng”: Ai đi mua hàng thì người đó ký và ghi rõ họ tên. - Nếu mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì dòng “Người mua hàng” không nhất thiết phải ký. Nhưng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. Dòng “Người bán hàng”: Ai lập thì người ấy ký và ghi rõ họ tên. Dòng “Thủ trưởng đơn vị”: Giám đốc Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên. - Nếu Giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người cấp dưới và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên. Người được ủy quyền sẽ ký và ghi rõ họ tên vào đây. Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT mới nhất năm 2015 theo Thông tư 39 Theo điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính quy định: Những nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng cụ thể như sau: 1. Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT: a. Khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn: - Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp: + Hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; + Hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); + xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá. - Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). b. Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số. c. Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. - Nếu DN có có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hoá đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hoá đơn được phân chia. - Nếu DN có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hoá đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hoá đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh. 2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hoá đơn: a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn: - Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. - Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. - Ngày lập hoá đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh họat, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hoá, dịch vụ cung cấp căn cứ thoả thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua. - Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. - Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng hoá, dịch vụ được giao tương ứng. - Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. - Ngày lập hóa đơn đối với hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thoả thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan. - Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hoá đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ. b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế. - Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính. - Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. - Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày. - Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp. c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo. - Trường hợp người bán quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hoá đơn phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá. - Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ… - Các loại hàng hoá, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hoá đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hoá, dịch vụ. d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” - Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn. đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” - Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX. - Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài. e) Đồng tiền ghi trên hoá đơn - Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam. - Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ. - Người bán đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn. - Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
|